Учет трудовых книжек в 2021 в бюджете

Содержание
  1. Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году
  2. Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году
  3. Как работнику получить сведения о своём стаже
  4. В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» в форме СТД-ПФР
  5. У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р
  6. Форма СЗВ-ТД: как заполнять
  7. Требования к заполнению формы
  8. Реквизиты работодателя
  9. Сведения о работнике
  10. Сведения о поданном заявлении
  11. Отчётный период
  12. Сведения о трудовой деятельности работника
  13. Подраздел «Наименование»
  14. ������ ���������� �������������� �������������������� �� �������������������������� �� 2021 ��������
  15. Электронные трудовые книжки с 2021 года: переход, заполнение — Контур.Бухгалтерия
  16. В чем преимущество электронной трудовой
  17. Какие сведения есть в цифровой книжке
  18. Что будет с бумажными трудовыми книжками
  19. Как работникам просматривать новые трудовые книжки
  20. Как предъявить электронную трудовую при устройстве на работу
  21. Что меняется для работодателей с появлением электронных трудовых
  22. Какая ответственность грозит за нарушения новых требований
  23. Переход на электронные трудовые книжки в 2021 году
  24. Приказ о назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Образец
  25. Последние публикации
  26. Электронные трудовые книжки: как с ними работать, как вносить сведения
  27. Что такое электронная трудовая книжка
  28. Какую трудовую книжку заводить в 2021 году при приеме на работу
  29. Как вносить сведения в электронную трудовую
  30. Преимущества и недостатки электронных трудовых
  31. Что будет, если не перейти на электронные трудовые
  32. Что важно запомнить

Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году

Учет трудовых книжек в 2021 в бюджете

До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.

Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД. 

Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?

  1. Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
  2. Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
  3. Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.

Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года смогут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную.

Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ).

После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.

Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.

Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году

Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи.

Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня.

Запись надо заверить подписью сотрудника и ответственного за ведение трудовых книжек или работодателя.

Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы

В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.

С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение. 

Как работнику получить сведения о своём стаже

Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своём стаже следующими способами.

В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» в форме СТД-ПФР

СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).

ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. 

Сделать это нужно в течение трёх рабочих дней после получения заявления от сотрудника или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

Форма СЗВ-ТД: как заполнять

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П.

Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой.

Требования к заполнению формы

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.

Сведения о работниках, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работников заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.

Реквизиты работодателя

«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте. 

«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

«КПП».  Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.

Сведения о работнике

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

Сведения о поданном заявлении

Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, нужно представить форму СЗВ-ТД и в соответствующей строке указать новую дату подачи заявления. 

Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».

Отчётный период

Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы, но только до 1 июля 2021 года, когда начнет действовать новая форма. 

Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2020».

Сведения о трудовой деятельности работника

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:

Код Как кадровое мероприятие обозначается в форме Что стоит за этим обозначением
1ПРИЕМПриём на работу (службу)
2ПЕРЕВОДПеревод на другую работу
3ПЕРЕИМЕНОВАНИЕИзменение наименования страхователя
4УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5УВОЛЬНЕНИЕУвольнение с работы
6ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ)Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Подраздел «Наименование»

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию.

Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники.

Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.

������ ���������� �������������� �������������������� �� �������������������������� �� 2021 ��������

Учет трудовых книжек в 2021 в бюджете

Электронные трудовые книжки с 2021 года: переход, заполнение — Контур.Бухгалтерия

Учет трудовых книжек в 2021 в бюджете

Бумажные документы часто теряются, многие работодатели ведут трудовые книжки неверно, и Пенсионный фонд вынужденно отказывает людям в назначении пенсии. Чиновники уверены, что электронные трудовые решат эту проблему.

Переход на цифровые книжки — часть национального проекта “Цифровая экономика”. Он стартовал после того, как президент подписал Указ от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

Работодатели будут ежемесячно передавать в ПФР данные о работниках по новой форме СЗВ-ТД, а фонд сам будет вносить эти данные в электронные трудовые книжки.

Многие работники привыкли к бумажной книжке и ценят ее, хотят сохранить историю записей. Поэтому проект разрешает вести бумажные книжки параллельно с электронными.

1 января 2021 года закончился переход на цифровые книжки. До этой даты все сотрудники должны были решить, в какой форме дальше вести трудовую — электронной или бумажной. 

В чем преимущество электронной трудовой

  • Повышается безопасность данных: электронную книжку нельзя потерять или исказить информацию в ней.
  • Сокращается риск ошибок и искажения данных.
  • Работнику проще получить сведения о собственной трудовой деятельности.
  • Работодателю не нужно обслуживать бумажных архив трудовых книжек, или этот архив сокращается.
  • Появляется возможность дистанционного трудоустройства.
  • Появляется возможность дистанционного оформления пенсии.
  • Электронная трудовая помогает получать госуслуги.
  • Госорганы получают легкий доступ к сведениям о трудовой деятельности граждан и могут их анализировать для своих задач.

Какие сведения есть в цифровой книжке

В электронную книжку переходят почти все данные из бумажной трудовой:

  • место работы;
  • должность или специальность; 
  • квалификация: категория, класс, разряд;
  • периоды работы: даты приема, перевода внутри организации, увольнения;
  • основания прекращения трудового договора.

Что будет с бумажными трудовыми книжками

Если работник хочет сохранить бумажную трудовую, он должен в течение 2020 года написать заявление об этом или не выбирать форму трудовой совсем. Заявление пишется в свободной форме. Тогда работодатель продолжит вести бумажную книжку, а электронную будет “вести” ПФР на основании данных от работодателя. Если не подать заявление, в конце года бумажную трудовую отдадут на руки сотруднику.

Чтобы сменить бумажную трудовую на электронную, работник может в любое время написать новое заявление. А вот если выбрана электронная форма, то вернуться к физической уже нельзя

Граждане, которые впервые устроятся на работу в 2021 году останутся без бумажных ТК — только с электронным вариантом. Заявление у новичков собирать не надо, их трудовой стаж по закону должен формироваться в электронном виде.

Если же к вам приходит сотрудник из другой компании, то бумажную трудовую по нему следует вести в том случае, если он не написал заявление о переходе на электронную на прошлом рабочем месте или решил оставить бумажный вариант.

Сотрудники, отказавшиеся от бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Работодатель продолжит вести только электронные сведения. В бумажную книжку перед выдачей надо будет внести сведения:

  • графа 1 — порядковый номер записи;
  • графа 2 — дата выдачи трудовой на руки;
  • графа 3 — запись «Подано письменное заявление Лаптевой Инной Олеговной о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ».
  • графа 4 — число, месяц и год подачи заявления.

В книге учета движения трудовых книжек укажите, что она выдана на руки работнику по письменному заявлению. Под этой записью попросите работника поставить подпись.

Как работникам просматривать новые трудовые книжки

Цифровая книжка будет доступна в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда. Также работник сможет скачать приложение для смартфона, чтобы просматривать данные своей книжки. 

Выписку из книжки работник сможет получить у бывшего или текущего работодателя, в управлении ПФР или МФЦ (в любом территориальном отделении, без привязки к месту регистрации или работы).

Как предъявить электронную трудовую при устройстве на работу

При заключении трудового договора новый сотрудник должен предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР, если отказался от бумажной трудовой. Эти данные можно использовать, чтобы посчитать трудовой стаж и перенести их в свою систему кадрового учета.

Сведения сотрудник может получить у прошлого работодателя, в МФЦ, ПФР или на Госуслугах.

При увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде. Если велась бумажная трудовая, работник получит ее на руки.

Что меняется для работодателей с появлением электронных трудовых

Электронные трудовые надо будет завести на всех сотрудников, которые написали соответствующее заявление, в том числе на совместителей, сотрудников с неполной занятостью, в отпусках, декрете и пр. Тем, кто начнет работать впервые в 2021 году надо по умолчанию оформлять электронную книжку и не предлагать выбор.

Сама электронная трудовая книжка означает, что работодатель ведет сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронной форме — подает отчет СЗВ-ТД. По «бумажным» сотрудникам сдавать его тоже надо, но ПФР будет вести базу электронных сведений самостоятельно.

СЗВ-ТД надо сдавать в течение 15 дней после отчетного месяца, а также на следующий рабочий день после приема на работу или увольнения сотрудника.

Если сотрудник выберет электронную форму в 2021 году, то СЗВ-ТД нужно будет подать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, когда сотрудник подал заявление 

Выписку по форме СТД-Р нужно быть готовым выдать сотруднику, он в любое время может ее запросить. На подготовку сведений есть три рабочих дня.

Выдать СТД-Р надо на бумаге или электронно, зависит от способа, который выбрал сам работник. Также форму надо выдать при увольнении сотрудника.

Если в ней обнаружится неверная и неполная информация, сведения нужно будет исправить по заявлению сотрудника и передать в фонд.

Какая ответственность грозит за нарушения новых требований

Если не вести трудовую книжку ни в каком виде, потерять бумажную трудовую, отказаться выдавать ее работнику или не выдать выписку СТД-Р, можно получить административный штраф по статье 5.27 КоАП РФ. За первое нарушение для организаций штраф от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение — санкции по ч. 2 ст. 5.27 КоАП.

Передавайте новые сведения о трудовой деятельности с помощью веб-сервиса Контур.Бухгалтерия. У нас есть простой учет, зарплата, отчетность и другие инструменты для бухгалтера и директора.

Работодатель не только должен обеспечить безопасность на рабочем месте, но и позаботиться о страховании сотрудников от несчастных случаев и профзаболеваний. Это делается через выплату страховых взносов в Фонд социального страхования. Расскажем, как это происходит в 2021 году.

, Елена Космакова

Мы незаметно для себя стали жить в мире, где царит идея непрерывного обучения. Все меняется так быстро, что выпускники вузов выходят уже с устаревшим набором знаний, если за время учебы они не проходили практику и не обучались дополнительно. 

, Елена Космакова

Большие корпорации разрабатывают целые системы по материальной и нематериальной мотивации, могут обустроить в офисе и спортзал, и столовую. А малым предприятиям в условиях дефицита ресурсов приходится очень креативно подходить к управлению персоналом. 

, Елена Космакова

Переход на электронные трудовые книжки в 2021 году

Учет трудовых книжек в 2021 в бюджете

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Приказ о назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Образец

.

  • Личные настройки
  • Бесплатная справочная база по кадрам
  • Большая справочная база по кадрам
  • Справочная база
      Бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
  • Пошаговые инструкции кадровых операций
  • Образцы документов по кадрам
  • Трудовые книжки
  • Вопросы-ответы и статьи по кадрам
  • Нормативно-правовые акты
  • Разъяснения Роструда, ГИТ, Пленума ВС РФ
  • Методические пособия и книги (электронные версии)
  • Самоучитель
  • Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство
  • Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция
  • Таблицы и схемы
  • Информационный стенд отдела кадров
  • Профстандарты и квалификационные справочники
  • Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов
  • Производственные календари
  • Обзор последних изменений в ТК РФ
  • Словарь терминов по трудовому праву
  • Журнал
  • О журнале «Кадровик-практик»
  • Что входит в ИКС?
  • Подписаться на журнал «Кадровик-практик»+ИКС
  • справочной базы для подписчиков
  • Переход к журналам «Кадровик-практик» (онлайн-версии)
  • Переход к большой справочной базе по кадрам (для подписчиков)
  • Переход ко всем тестам УЦ
  • Интернет-магазин
      Подписка на журнал «Кадровик-практик»
  • Книги по кадровому делопроизводству (электронные версии)
  • Журналы регистрации, книги учета
  • Книги по программам 1С
  • Книги по кадровому делопроизводству (печатные, на бумаге)
  • Программы, сервисы по 1С (только по предоплате)
  • Отдельные публикации: статьи, образцы документов, пошаговые инструкции (продажа доступа на сайте)
  • Электронная библиотека «Пакет Кадровика» на CD
  • Купить наши товары в регионах (дилеры)
  • Акции сайта
  • Выгодные комплекты
  • Отзывы о наших товарах
  • Оптовикам
  • Готовятся к изданию (книги, которые скоро выйдут)
  • Карта поставок
  • Форумы
  • Рассылки
  • Тесты
  • Контакты
  • Написать отзыв или предложение
  • Написать благодарность
  • Написать жалобу
  • Сотрудничество
    • Справочная база
    • Журнал
    • Интернет-магазин
    • Форумы
    • Рассылки
    • Тесты
    • Контакты

    Авторизация

    [email protected]

    88 (917) 338-98-99

    Авторизация

    Обновлено!

    Всё о нерабочих президентских днях 4-7 мая 2021 г.

    Подборка разъяснений Минтруда, Роструда, наших экспертов. Бесплатный доступ

    Материалы по кадрам

    Образцы документов по кадрам

    Авторизация

    Корзина

    Корзина0 позиций на сумму 0 руб.

    • Бесплатная справочная база по кадрам
    • Пошаговые инструкции кадровых операций
    • Образцы кадровых документов
    • Трудовые книжки
    • Методические пособия и книги (электронные версии)
    • Нормативно-правовые акты
    • Разъяснения Роструда, ГИТ, Пленума ВС РФ
    • Вопросы-ответы и статьи по кадрам
    • Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство
    • Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция
    • Профстандарты и квалификационные справочники
    • Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов
    • Обзор последних изменений в ТК РФ
    • Производственные календари
    • Таблицы и схемы
    • Информационный стенд отдела кадров
    • Опросы
    • Задачник для кадровика

    Последние публикации

    12.05.2021Формирование СТД-Р, когда работник был несколько раз принят и уволен у одного работодателя

    Электронные трудовые книжки: как с ними работать, как вносить сведения

    Учет трудовых книжек в 2021 в бюджете

    Российские компании перешли на электронные трудовые книжки. С 1 января 2021 года работодателям не надо заводить бумажную трудовую для тех сотрудников, которые выходят на работу впервые в жизни. Достаточно передавать сведения в пенсионный фонд. В этой статье разбираемся, как работать по новым правилам.

    Что такое электронная трудовая книжка

    В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.

    По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка.

    Что в законах. Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.

    Условия перехода на электронные трудовые — в 439-ФЗ

    Обязателен ли переход на электронные трудовые. За 2020 год все работодатели должны были перейти на электронные трудовые, а сотрудники — решить, будут они оставлять бумажную трудовую или нет, и подать заявление об этом работодателю.

    С 2020 года электронная трудовая заводится для всех новых сотрудников — вне зависимости от того, отказались они от бумажной или нет.

    Что будет с бумажными трудовыми книжками. Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.

    Какую трудовую книжку заводить в 2021 году при приеме на работу

    С 1 января 2020 года при приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую.

    Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:

    1. Человек впервые устраивается на работу.
    2. Человек отказался от ведения бумажной трудовой.

    Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам по-прежнему придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.

    Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:

    1. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
    2. В тот же день или в ближайший рабочий подать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
    3. В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.

    Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.

    Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:

    1. Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
    2. Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР. Сотрудник может запросить ее напрямую в ПФР сам через госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.

    Вместе с электронными трудовыми книжками пришли и новые отчеты.

    Как вносить сведения в электронную трудовую

    С 2020 года все изменения в штате надо отражать в отчете СЗВ-ТД, который ваши бухгалтеры или кадровики отправляют в ПФР. Это касается новых сотрудников и тех, кто уже в штате.

    Отчет нужно сдавать по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору, когда с ним происходит какое-то кадровое изменение. По исполнителям на договорах ГПХ сдавать отчет не нужно.

    Сведения из этих отчетов вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.

    Вот что нужно включить в отчет:

    Шаблон формы отчета СЗВ-ТД

    • Информацию о компании или ИП, где работает сотрудник
    • Информацию о работнике: ФИО, дата рождения, СНИЛС, должность.
    • Сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении.
    • Информация о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

    Сдавать отчет надо каждый раз:

    • когда сотрудника приняли на работу;
    • уволили;
    • перевели на другую должность;
    • присвоили новую квалификацию или специальность;
    • сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.

    По каждому сотруднику — отдельный отчет, который надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать отчет по нему не нужно.

    Заполненная форма СЗВ-ТД

    Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:

    • Если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня.
    • В остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.

    Форма для отчета утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 25 человек, вы можете сдавать отчетность в бумажном или электронном виде. Если больше 25 — только в электронном.

    Новая форма СЗВ-ТД — вступил с 1 июля 2021 года

    Если у вас есть сотрудники, которых взяли на работу до 2020 года и с тех пор с ними ничего не происходило и они не подавали заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой, значит, по ним вы еще ни разу не сдавали отчет в ПФР.

    По таким сотрудникам надо сдать форму СЗВ-ТД до 15 февраля 2021 года. В форму внесите последнюю вашу запись из раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой на 01 января 2020.

    Преимущества и недостатки электронных трудовых

    Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.

    Для работодателя:

    • Меньше бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, которые от них отказались.
    • При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых.— Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.

    Для сотрудника:

    • В любом момент можно сделать выписку со сведениями о своей работе — эта опция доступна в личном кабинете на сайте госуслуг или ПФР.

    Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:

    • уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
    • начать сдавать отчет по форме СЗВ-ТД;
    • внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.

    Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

    Что будет, если не перейти на электронные трудовые

    Если до 1 января 2021 года работодатель не успел перейти на электронные трудовые и предоставить сведения в ПФР, ему грозит штраф:

    • для ИП — до 5000 ₽;
    • для компании — до 50 000 ₽.

    Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

    Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.

    Что важно запомнить

    1. С 1 января 2020 года все компании и ИП обязаны перейти на электронные трудовые книжки.
    2. Когда с сотрудником происходят кадровые изменения, надо сдавать отчет по форме СЗВ-ТД.
    3. Отчет надо сдавать каждый раз при кадровых изменениях у кого-либо из сотрудников.
    4. Если с сотрудником ничего не произошло, подавать пустой отчет или дублировать данные из старого не нужно.

    Подписка на новое в Бизнес-секретах

    Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

    Законодательство
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: