Какие документы должен предоставить директор ООО для получения заказного письма для ООО?

Истребование документов участником ООО: когда возможно, что высылать?

Какие документы должен предоставить директор ООО для получения заказного письма для ООО?

22.01.2020

Действующее законодательство дает участнику ООО, который даже не связан прямо с ведением административно-хозяйственной деятельности, получать информацию о деятельности компании и запрашивать различные документы, касающиеся ее деятельности.

Данное право регламентировано ст. 8 ФЗ «Об ООО», а также п. 1 ст. 67 ГК РФ. Указанные положения закона гласят, что участник ООО не только вправе знакомиться с работой компании, но и получать по запросу соответствующие документы, удостоверенные Генеральным директором, что автоматом возлагает на руководителя ООО ответственность за их достоверность.

На практике же регулярно складывается ряд проблем с предоставлением участнику общества необходимых сведений.

Как правило, подобные ситуации носят априори не совсем законный характер и связаны с умышленным сокрытием информации другими учредителями или руководством компании.

В этом случае у участника ООО возникает право письменно запросить нужные документы, а у компании – направить их ему. В противном случае участник общества может добиваться выдачи документов через суд.

Какие документы могут быть направлены участнику ООО?

Законом не установлено ограничений о составе документов, которые могут направляться учредителю. Исходя из толкования действующих норм закона, учредитель (даже один из нескольких) имеет полное право знать абсолютно всю информацию о деятельности компании, долей в уставном капитале которой он владеет.

Единственное ограничение может касаться документов, касающихся более чем трехлетнего периода деятельности компании и при затребовании их новым участником. В этом случае даже суд может отказать в возложении на ООО обязанности предоставить эти сведения, поскольку отсутствуют какой-либо смысл.

3-летний срок берется по аналогии со сроком исковой давности: ведь если новый участник ООО что-то хочет найти в документах, воспользоваться (или оспорить) этими сведениями он уже не сможет. Если участник не сможет обосновать необходимость предоставления такой информации – ему откажут, что подтверждает позиция Девятого ААС от 22.06.

16 по делу № А40-201963/15-58-1370.

Таким образом, состав документов, которые участник ООО может запросить у общества, весьма широк и включает в себя:

  • Уставные документы, куда входит не только Устав, но и сопутствующие принятию решений учредителями документы: протоколы общего собрания, например.
  • Документы лицензионно-разрешительного характера, касающиеся деятельности компании.
  • Документы, подтверждающие право собственности компании на имущество, объекты интеллектуальной собственности, а также иные имущественные права (аренда, пользование).
  • Бухгалтерская и налоговая отчетность, бухгалтерские документы, сведения о первичном учете и т.д.
  • Кадровая и внутренняя документация. Информация о количестве сотрудников, их заработных платах, опыте и другие сведения.
  • Информация о коммерческой деятельности компании, данные о прибыли и убытках, обороте, расходах.
  • Сведения о производстве, технологиях.

Как видим – учредитель вправе вникать в любые направления деятельности компании. Но лишь при условии соблюдения режима конфиденциальности и сохранность коммерческой тайны! Возможность запроса любых документов подтверждена судебной практикой, например – постановлением АС Уральского округа от 25.07.16 по делу № А60- 44291/2015.

Как запросить документы в ООО участнику/учредителю?

Соучредитель должен подготовить мотивированный запрос с максимально подробным (во избежание формальных причин для отказа) перечнем документов и направить его заказным письмом на юридический и, желательно, почтовый адрес общества.

https://www.youtube.com/watch?v=77Ykn23XlzM

Дополнительно нужно указать:

  • Форму предоставления ответа: копии, заверенные копии, электронные сканы и т.д.
  • Обоснование запроса;
  • Периоды, за которые требуются документы.

Так же в письме желательно указать, что конфиденциальность при работе участника с документами гарантируется, поскольку ссылка на коммерческую тайну так же часто фигурирует в «отказных» ответах ООО. Кстати: за явный риск нарушения конфиденциальности общество может и отказать в предоставлении ответа! Но об этом чуть позже…

Срок ответа прописан в законе – он составляет три дня с момента поступления запроса. Общество вправе сообщить о возможной задержке – например, ввиду подготовки копий и большого объема работ по копированию документов, но трехдневный срок соблюсти все же стоит.

Срок начинает течь с момента получения заказного письма представителем компании, поэтому всех ответственных за почту сотрудников лучше проинформировать о «первоочередном» статусе такой корреспонденции, чтобы запрос не затерялся на пару недель где-нибудь в приемной.

Как надёжно отправить документы контрагенту — Эльба

Какие документы должен предоставить директор ООО для получения заказного письма для ООО?

Надёжная отправка документов — это когда они доходят до адресата. Доходят в срок. А если придётся судиться — будут доказательства, что было сделано всё возможное, чтобы контрагент документы получил. Рассмотрим выбор надёжного способа отправки корреспонденции в конкретных ситуациях.

Порядок обмена документами прописан в договоре

Если вы договорились о конкретном способе обмена документами — нужно ему следовать:

1.      Использовать согласованный способ отправки документа.

2.      Соблюдать указанные в договоре сроки отправки документов.

3.      Направлять документы на адрес (в том числе адрес электронной почты), указанный в договоре.

Однако ничто не мешает для подстраховки продублировать отправку документов другими способами: одним или несколькими. Например, отправку почтой или курьером дополнить отправкой документов на электронный адрес или факс. При этом не помешает сопроводительным письмом попросить контрагента подтвердить получение документов.

Контрагент находится далеко: в другом городе, регионе

В этом случае надёжный способ отправки документов — Почтой России. Отправляйте документы заказным или ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении:

1.      Опись вложения — подтверждение содержимого письма.

2.      Уведомление о вручение вернётся вам и подтвердит, что документы доставлены и получены.

3.      Ценное письмо обойдётся дороже заказного, но обяжет почту компенсировать потери, если письмо потеряется, будет повреждено или доставлено с нарушением срока. Сумма компенсации равна сумме объявленной ценности, которую указывает отправитель.

Обязательно отправляйте документы на адрес, указанный в договоре. Если он не известен — на адрес контрагента, указанный в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Если этот адрес не совпадает с адресом в договоре, для надёжности отправьте документы на каждый адрес.

Документы нужно доставить в пределах одного города

Оптимальный вариант — курьерская доставка.

Для надёжности и подстраховки:

1.      Выбирайте фирму, которая давно работает на рынке и имеет хорошую репутацию.

2.      Составляйте опись вложений — чтобы подтвердить содержимое пакета.

3.      Запечатывайте корреспонденцию в конверт — чтобы сохранить содержимое от посторонних глаз.

4.      Предусмотрите отправку вам письменного подтверждения о доставке, чтобы доказательство осталось у вас на руках. 

Вы работаете с контрагентом в одном здании или в соседних

В этом случае проще, быстрее и дешевле отнести документы лично или направить своего сотрудника.

Для надёжности:

1.      Составьте документы в двух экземплярах: один — для контрагента, второй — для себя.

2.      Получите от представителя контрагента на своём экземпляре отметку о получении документов. Она должна содержать дату поступления документа, должность сотрудника, который его получил, подпись этого сотрудника с расшифровкой (ФИО) и печать организации (ИП). Многие используют систему регистрации входящей корреспонденции, тогда дополнительно в отметке должен стоять входящий номер.

Электронный документооборот

Если ваша компания и контрагент согласовали и используют электронный документооборот (ЭДО), любой документ можно отправить в электронном виде, подписав его электронной подписью.

При использовании ЭДО документы отправляются и доставляются мгновенно. За надёжность и качество доставки отвечает оператор ЭДО. При необходимости у него можно запросить подтверждение доставки, и эту информацию суд примет в качестве доказательства.

Электронная почта и мессенджеры

Это самые ненадежные варианты, даже если такой способ стороны закрепили в договоре и весь порядок подробно расписали.

Основная проблема — крайне сложно доказать, кто именно (какое физическое лицо) получил документ, в какой день и время. Хорошо, если стороны используют корпоративную почту и все сведения заносятся в систему. Но с мессенджерами так не получится. Суд, скорее всего, примет заверенные нотариусом скрины переписки. Но это — доказательства отправки, а не получения.

Чтобы избежать проблем, закрепите в договоре или попросите при отправке документов прислать ответным письмом подтверждение получения документов, где должны быть указаны:

  • кто и когда получил документ;
  • какие документы получены.

И всё равно желательно продублировать отправку документов Почтой РФ или курьерской службой.

Сервис заменит вам бухгалтера и поможет сэкономить. Эльба сама подготовит отчётность и отправит её через интернет. Она рассчитает налоги, поможет формировать документы по сделкам и не потребует специальных знаний.

Что делать, если контрагент «вставляет палки в колёса»

Так бывает, когда уже назрел спор. Контрагент старается всячески избежать получения документов, скрывается, отрицает их получение. Его задача — навредить или создать видимость нарушения другой стороной обязательств, чтобы использовать это в суде.

Лет 10 назад проблема доказать отправку и получение контрагентом документов была проблемой отправителя. Сегодня многое изменилось:

1.      Задача отправителя — доказать доставку корреспонденции. То, что письмо не получено, должен доказывать контрагент. Иные условия применяются, если они согласованы сторонами в договоре.

2.      Любой способ доставки может быть надёжен, если письмо отправлено и доставлено с соблюдением требований закона и условий договора с контрагентом.

3.      Если в договоре или допсоглашении не указан адрес доставки, то письма направляются на адрес из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — судебная практика считает это добросовестным исполнением обязанности.  

Если, очевидно, назревают проблемы, старайтесь дублировать отправку документов, используя разные способы. Не обязательно все. Достаточно отправить документы так, как указано в договоре, и, например, Почтой России.

Есть и ещё один вариант отправки документов, который точно снимет все вопросы о добросовестности действий отправителя, — обратиться к нотариусу. Немногие знают, но нотариусы вправе передавать документы граждан и организаций другим гражданам и организациям. Перечень документов, условия их отправки и другие сведения фиксируются в протоколе.

Документы будут считаться доставленными, даже если контрагент не отреагирует на сообщение о необходимости их получить или откажется их забрать. Этот способ применяется редко — просто в нём обычно нет необходимости.

Но если документы представляют особую ценность (по характеру, по содержанию), нельзя допустить их утраты или нужно напрочь лишить оппонента возможности доказать неполучение документов, то он идеально подойдёт.

Статья актуальна на 08.02.2021

Учредительные документы ООО: перечень 2021 года

Какие документы должен предоставить директор ООО для получения заказного письма для ООО?

Общество с ограниченной ответственностью создаётся одним или нескольким учредителями. Деятельность юридического лица подчиняется Гражданскому кодексу, специальным законам и внутренним правилам.

Устанавливают эти правила учредительные документы ООО. Опираясь на ст.

 52 Гражданского кодекса РФ, можно сказать, что учредительные документы определяют правовой статус организации и юридические основы ее деятельности.

Хотя понятие «учредительные документы юридического лица» подразумевает множественное число, но по закону сюда относят только устав ООО. После внесения поправок с середины 2009 года договор об учреждении не относится к учредительным документам общества, но заключать его при регистрации ООО несколькими лицами всё равно надо. Почему? Давайте разбираться.

Устав ООО

Согласно статье 12 закона «Об ООО» устав является единственным учредительным документом общества. В нём содержатся идентификационные признаки организации:

  • наименование ООО (полное и сокращенное) на русском языке, дополнительно также можно указать название на языке народов РФ или на иностранном языке;
  • место нахождения (населённый пункт, где зарегистрирована организация);
  • размер первоначального уставного капитала.

Кроме того, устав должен включать в себя порядок деятельности общества, права и обязанности участников, процедуру перехода доли в УК другому лицу и другие обязательные сведения.

С 2014 года статья 52 ГК РФ позволяет создавать организацию на основании типового устава. Правда, федеральная налоговая служба до сих пор не завершила разработку стандартных образцов.

Типовой устав не надо распечатывать и подавать на регистрацию в инспекцию, достаточно отметить в форме Р11001, что общество действует на основании одного из утверждённых вариантов.

Но и после их утверждения учредители вправе разрабатывать не типовой, а индивидуальный вариант устава.

В нашем сервисе вы можете бесплатно и за несколько минут подготовить устав и другие документы для регистрации ООО.

Наш образец устава включает в себя положения, необходимые для деятельности предприятия, вы можете взять его за основу и откорректировать по желанию. Если в дальнейшем вам потребуется изменить текст, надо сообщить в регистрирующую налоговую инспекцию о внесении изменений в устав по форме Р13014.

За регистрацию изменений уплачивается государственная пошлина в размере 800 рублей. В статье «Внесение изменений в устав ООО 2021: пошаговая инструкция» вы найдете описание всех ситуаций, требующих подачи формы Р13014, и сам бланк заявления.

Договор об учреждении

Не так давно на вопрос: «Что является учредительными документами ООО?» существовал другой ответ. К ним относился не только устав, но и учредительный договор, заключаемый между участниками. В этом соглашении стороны подтверждают, что учреждают юридическое лицо для получения прибыли, указывают полные паспортные данные и размер долей в обществе.

Кроме того, в договоре описывается порядок внесения доли в уставный капитал. Общее правило гласит, что внести вклад в УК надо в течение четырёх месяцев после регистрации компании. Участники вправе установить чёткие сроки оплаты долей, а также санкции за их нарушение. Единственный участник договор об учреждении не заключает, ведь партнёров у него нет.

Зачем нужен договор об учреждении? Во-первых, обязанность его заключать закреплена законодательно: в статье 89 ГК РФ и статье 11 закона «Об ООО».

Во-вторых, в устав образца 2021 года не включают сведения об участниках, поэтому из него нельзя узнать, кто является собственником фирмы.

В-третьих, это соглашение имеет законную силу при продаже, наследовании, дарении доли в компании, доказывая право собственности конкретного лица.

Мы разобрали, что именно входит в учредительные документы ООО, с теоретической точки зрения. Повторимся ещё раз, регистрационные или учредительные документы – это только устав юридического лица, на основании которого действует общество с ограниченной ответственностью.

Но если говорить о том, что входит в список учредительных документов фирмы для практического применения, то это намного более полный перечень 2021 года. Здесь можно дать такое определение – это полная информация, связанная с регистрацией компании. Партнёры, контрагенты, банки, проверяющие, нотариусы, инвесторы и другие заинтересованные лица запрашивают следующие сведения:

  • свидетельство о госрегистрации организации с указанием ИНН и ОГРН;
  • свидетельство о постановке на налоговый учёт по месту юридического адреса;
  • устав;
  • договор об учреждении;
  • список участников;
  • выписку из ЕГРЮЛ с кодами ОКВЭД, которые отражают направление деятельности;
  • протокол или решение о создании юридического лица;
  • протокол и приказ о назначении руководителя;
  • справку о присвоении кодов статистики;
  • информацию о наличии филиалов и обособленных подразделений (при наличии).

Как правило, по такому запросу представляют копии, заверенные подписью руководителя и печатью общества. В некоторых случаях, например, при открытии расчётного счёта или при совершении сделок с долями через нотариуса, для достоверности копий требуется представить и оригиналы.

Собираетесь открывать свой бизнес? Не забудьте про расчетный счёт – он упростит ведение бизнеса, уплату налогов и страховых взносов. Многие банки предлагают выгодные условия по обслуживанию и ведению расчётных счетов, ознакомиться с предложениями можно здесь.

Документы об учреждении общества надо хранить бессрочно, а при порче или утрате – восстановить. Официальные бумаги, такие, как свидетельства государственного образца с регистрационной печатью ИФНС, выдают в виде дубликатов по заявлению руководителя.

Сведения из реестра юридических лиц в электронном виде можно получить бесплатно с помощью сервиса ФНС. За бумажной версией выписки из ЕГРЮЛ обращайтесь в регистрирующую инспекцию, за это взимается пошлина.

Внутренние решения, протоколы, приказы легко восстановить за подписями участников и руководителя.

О порядке хранения и ответственности за его нарушение подробнее читайте в статье «Документы организации: собираем и храним».

Бесплатная консультация по регистрации ООО или ИП

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Законодательство
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: