Изменения по авансовым отчетам с 1 июля 2021

Изменения В Оформлении Авансовых Отчетов В 2021 Году

Изменения по авансовым отчетам с 1 июля 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменения В Оформлении Авансовых Отчетов В 2021 Году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:

  • либо со дня выхода на работу,
  • либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.

Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.

Обзор изменений в отчетности 2021 года

ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.

До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.

Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.

Раньше возвращенные подотчетные суммы можно было выдать другому работнику под отчет и даже в качестве зарплаты. Теперь же возвращенный подотчетником аванс нужно сдать в банк. Если этого не сделать, вы нарушите правила наличных расчетов (см. письмо ЦБ от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Нарушение влечет штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. по части 1 статьи 15.1 КоАП.

Разрешено выдавать займы только микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям, например, потребкооперативам (п. 1 Указаний).

Выдавайте наличные деньги под отчет только за счет выручки. Если ее нет, нужно снимать деньги со счета в банке. Также можно перейти на безналичные расчеты с подотчениками.

Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году

Перед заполнением отчета ознакомьтесь с правилами, соблюдение которых налоговая контролирует при проверке отчета:

  1. Отчет должен быть оформлен от сотрудника компании на трудовом или гражданско-правовом договоре. Прочим лицам деньги под отчет выдавать нельзя.
  2. Руководитель должен утвердить авансовый отчет. Расходы признаются той датой, в которую отчет утвержден. Если руководитель или уполномоченный им сотрудник не утвердил документ, принятые расходы могут оспорить.
  3. К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, подтверждающие расходы: проездные билеты, чеки, квитанции и т.д. Они нумеруются в порядке записи в отчете.
  4. В документах должно быть указано наименование товара. Если в чеке указана только сумма, то сотрудник должен попросить товарный чек. Иначе определить цель расхода и обосновать его не получится.
  5. В документах должны быть проставлены даты расходов, иначе период их совершения подтвердить не получится. Соответственно, нельзя будет учесть эти расходы для целей налога на прибыль.

Первый этап — шапка документа. Подотчетное лицо заполняет базовые сведения — наименование учреждения, структурное подразделение и свои данные: ФИО, должность и назначение аванса.

Бухгалтер в правом верхнем углу прописью указывает сумму отчета, вписывает реквизиты организации и присваивает отчету номер.

Сумма отчета всегда указывается по фактическим расходам. Если сотрудник получил 15 000 рублей, а потратил 22 000, то отчет будет на 22 000 рублей. Если же, наоборот, сотрудник получил 18 000 рублей, а потратил 16 000 — на сумму 16 000 рублей.

Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:

  • чек ККТ;
  • пассажирские билеты, посадочный талон;
  • товарные чеки/накладные;
  • квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.

На практике по каждому пункту списка у бухгалтера могут возникнуть определенные требования, а у подотчетных лиц вопросы.

Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.

К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.

Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).

Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.

1 июля 2017 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года.

Таким образом, до середины 2018 года будут действовать два порядка оформления кассовых чеков: на старых аппаратах и новых.

Следуя прежнему порядку, необходимо проверять наличие следующих обязательных реквизитов на кассовых чеках:

  • наименование организации;
  • ИНН;
  • заводской номер ККТ;
  • порядковый номер чека;
  • дата и время покупки (оказания услуги);
  • стоимость покупки (услуги);
  • признак фискального режима.

По новым правилам обязательные реквизиты кассового чека будут проверяться автоматически в формате, установленном налоговиками. Это значительно облегчит контроль подтверждающих оплату документов.

Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.

Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО).

Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:

  • порядковый номер за смену;
  • дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
  • наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
  • идентификационный номер налогоплательщика;
  • применяемая при расчете система налогообложения;
  • признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;
  • наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
  • сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
  • форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
  • должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
  • регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
  • заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
  • фискальный признак документа;
  • адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
  • абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
  • адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
  • порядковый номер фискального документа;
  • номер смены;
  • фискальный признак сообщения.

Подотчетные суммы: учитываем новшества и исправляем ошибки

Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):

1 Сумму необходимых для покупки средств. 2 Срок, на который выдаются ДС.

3 Разрешающую визу руководителя и дату.

В 2021 году допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).

Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина № 03-11-11/42288).

Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя.

Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.

3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда № 09АП-11841-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда № 09АП-10884).

Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.

Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.

Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.

Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам.

В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники.

Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

Отметим, что в 2021 году получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе.

Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

• бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег; • работники заранее планируют свои расходы; • работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;

• оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.

Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году

Изменения по авансовым отчетам с 1 июля 2021

Порядок ведения кассовых операций регулируется Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Последние поправки к нему утверждены указанием ЦБ от 05.10.20 № 5587-У и вступают в силу с 30 ноября 2020 года. Эти изменения касаются следующих категорий:

  • юридических лиц и ИП, в том числе из реестра МСП;
  • работодателей, которые выдают сотрудникам деньги под отчёт;
  • организаций с обособленными подразделениями.

Чтобы было удобнее сравнивать, мы собрали все последние изменения в таблицу. Далее рассмотрим их подробнее.

Изменение Было Стало
Документы для выдачи подотчётных

Заявление работника содержит сумму, период, на который они получены, подпись руководителя и дату

Распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных

К заявлению нет требований

Достаточно одного документа на несколько выдач наличных и подотчётников

Срок сдачи авансового отчётаТри рабочих дня со дня выхода на работу или со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньгиУстанавливает руководитель или ИП самостоятельно
Приём наличныхНет контроля платежеспособностиОбязателен контроль платежеспособности. Все платежеспособные деньги нужно принять
Выдача наличныхПроверка качества банкнот перед выдачей не предусмотренаКассир не может выдавать банкноты даже с одним повреждением. Их нужно сдать в банк
Проверка получателя наличныхОбязательна проверка удостоверения личности, предусмотрен особый порядок проверки доверенностиКассир сам решает, как проверить личность получателя
Кассовая книга в обособленных подразделениях (далее — ОП)Кассовые книги обязательны для всех ОПМожно не вести кассовую книгу, если после каждой смены наличные ОП передаются в кассу юрлица
Кассовые операции без кассираИспользование программно-технических средствИспользование автоматических устройств, которые принимают и выдают наличные, а также проверяют наличие защитных признаков на банкнотах

Документы для выдачи денег под отчёт

Центробанк убрал требования к заявлению работника на получение подотчётных средств. Раньше в нём должны были содержаться сумма наличных, срок, на который они выдаются, подпись руководителя и дата. Теперь достаточно просто заявления, требований к его содержанию нет. Позже ЦБ может установить форму такого заявления.

Также в указаниях прописали, что можно составить один распорядительный документ на несколько выдач наличных. Подотчётное лицо в документе тоже может быть не одно. Главное — указать ФИО всех подотчётников, суммы денег и сроки, на которые их выдали. Раньше ЦБ тоже разрешал составлять один приказ на несколько подотчётов, но теперь правило правило закрепили официально, чтобы не было споров.

Срок сдачи авансового отчёта

Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:

  • либо со дня выхода на работу, 
  • либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.

Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.

Контроль качества принимаемых наличных

Кассир теперь дополнительно должен будет проверять платежеспособность наличных по требованиям п. 1 Указаний Банка России от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособными считаются деньги, которые не содержат признаков подделки и повреждений, за исключением следующих:

  • банкноты — загрязнение, износ, надрывы, потертости, небольшие отверстия, проколы, надписи, пятна, оттиски штампов, отсутствие углов или краёв;
  • монеты — мелкие механические повреждения.

Если деньги повреждены, но всё ещё платежеспособны, кассир обязан их принять.

Правила выдачи наличных из кассы

К выдаче повреждённых денег ЦБ отнёсся гораздо строже. В указаниях прописали, что кассир не должен выдавать наличные, у которых есть хотя бы одно из повреждений (абз. 6-15 п. 2.9 Положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П):

  • загрязнения поверхностей, которые снизили яркость рисунка более чем на 8 %; 
  • посторонние надписи, рисунки, штампы;
  • контрастные пятна с диаметром от 5 мм;
  • разрывы краёв длиной от 7 мм;
  • сквозные отверстия и проколы диаметром от 4 мм;
  • надрывы, заклеенные скотчем;
  • утраченные углы площадью от 32 мм²;
  • утраченные края, если банкнота уменьшилась на 5 мм или больше;
  • частично утраченный из-за потёртости или обесцвечивания красочный слой.

Если есть хотя бы одно повреждение из вышеназванных, деньги надо сдать в банк. 

Кассир обязан проверить, что выдаёт деньги тому человеку, который указан в документах. Раньше требования к проверке были серьёзнее: надо было запрашивать паспорт, предусматривался особый порядок работы с доверенностью. Теперь это не обязательно: кассир сам может решать, как проверить получателя.

Освобождение от кассовой книги для обособленных подразделений

ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица. 

До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.

Автоматические кассовые операции без кассиров

До поправок кассовые операции разрешали вести с использованием программно-технических средств. Сейчас это положение конкретизировали: можно проводить их с помощью автоматических устройств, которые работают без кассира.

Такие устройства должны соответствовать параметрам:

  • принимать и выдавать наличные;
  • распознавать хотя бы четыре защитных признака на банкнотах (абз. 14–19 п. 1.1 положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П).

Принимать извлечённые из автомата наличные надо по ПКО, а загрузку автомата деньгами оформлять РКО.

Законодательство
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: